Programa de Gestión Documental – PGD.

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   Gestión Documental
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   Dirección: Carrera 9 N° 19-39 Av. colombia, Mocoa Putumayo
   Correo: archivo@putumayo.gov.co
 

Objetivo General

Desarrollar de manera integral, fortalecer e implementar el PGD, al Archivo General Departamental del Putumayo, en torno a las directrices establecidas por el Archivo General de Nación y en lo estipulado en la ley 594 de 2000, ley general de archivos, donde en su título V, artículo 21 indica que “Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos”,

Objetivos Específicos

De esta manera se pretende que paulatinamente se incorpore al sistema archivístico departamental, los objetivos del presente programa de gestión documental, y en la medida de su avance se logre el mejoramiento conforme a las normas, parámetros y gestión de procesos técnicos, tecnológicos y administrativos de la gestión gubernamental

Otro de los objetivos del presente plan de gestión documental en desarrollo, es resaltar la importancia de los documentos de archivo como medio bidireccional entre las partes de los procesos de la administración pública y gestión del respectivo orden departamental.

Procurar el desarrollo de medidas que permitan el cumplimiento de lo requerido en la directiva presidencial 04 de 2012, que en su asunto indica de la eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública, previendo un mejor desempeño en el proceso de la gestión departamental, alcanzando eficacia en el cumplimiento de las metas propuestas, eficiencia en el cumplimiento de las mismas, logrando mayores objetivos con menos recursos, accesibilidad, información y productividad.

Procesos de Gestión Documental

Para el desarrollo de la gestión documental, se hace necesario que se establezca un modelo integrado de gestión documental, que se ajuste a la normatividad vigente, trazando metas en la organización de la información y la documentación, para lo cual se hace necesario la gestión permanente, la formación de políticas administrativas y de procesos técnicos de nuestro acervo documental y planes que mejoren cada vez los procesos de beneficio para los usuario, tanto naturales como jurídicos de todo orden.

En cumplimiento de lo anterior, un sistema de información para el Programa de Gestión Documental, debe concebirse desde su inicio como un sistema integral que se ajuste conceptualmente a los principios archivísticos y a los objetivos de dicho programa. Es por ello que no obstante, por desigual desarrollo tecnológico, se recomienda que la metodología utilizada para el desarrollo o adecuación del sistema de información, involucre y surta una etapa de análisis y diseño conceptual del sistema integral, acorde con los parámetros y normas archivísticas y en caso de automatizar el sistema, se determine y adopte la plataforma tecnológica adecuada de conformidad con los alcances del proyecto.

Es de resaltar de esta manera algunos procesos de gestión documental que se han venido desarrollando en procura del mejoramiento continuo del Archivo General Departamental en torno a los siguientes puntos.

• Clasificación, restauración y buen manejo de la documentación que reposa actualmente en nuestro archivo.
• Aplicación de procesos técnicos archivísticos, en el orden cronológico, depuración, expurgación, revisión y extracción de material metálico en los diferentes expedientes y tipología documental
• Cotejo de documentos y procesos que permitan la unificación de productos documentales por dependencias, como contratos y sus respectivas subseries, historias laborales, expedientes de pensionados, nominas entre otros.
• Soporte en los procesos y procedimientos de las tecnologías de la información y comunicación, para facilitar la agilidad a la gestión documental para la Gobernación del Putumayo de demás entes estatales y regionales.

Proceso de Aplicabilidad  al Programa de Gestión Documental

Se ha venido realizando un acercamiento a la terminación con respecto al desarrollo de actualización y aprobación de las Tabla de Retención Documental (TRD),Tablas de Valoración Documental (TVD), para lo cual se desarrolla una comunicación permanente con el Archivo General de la Nación, así como la solicitud escrita de la emisión de conceptos técnicos que permitan un mejor desarrollo de los procesos de gestión.
Reuniones periódicas entre área administrativa y de proceso técnicos con el fin de tratar temas relacionados con la metodología aplicada a la gestión documental y los apoyos a las búsquedas de información para proyección de respuestas tanto a personas naturales, jurídicas y de control.
Gestión para procesos de actualización, preparación y desarrollo de capacitación del personal de apoyo al Archivo general Departamental.

Capacitación de personal administrativo, de procesos técnicos y municipios del departamento

No obstante a la capacitación y competencias de cada uno de los integrantes del Archivo General Departamental, así como de los diferentes contratistas de apoyo, se ha gestionado y asistido a algunos seminarios y talleres, con la ESAP, Archivo General de la Nación y Sistema Nacional de Archivos tales como:

• Seminario – taller “Tablas de Retención Documental, Tablas de Valoración Documental y Normatividad Archivística”, dictado por funcionarios de la ESAP -2013
• Seminario _ taller “Manejo de Fondos Acumulados, Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD)”, dictado por funcionarios especializados del Archivo General de la Nación.
• Asistencia al XXI seminario del Sistema Nacional de Archivos “Preservación Digital y a largo Plazo” dictado en la ciudad de Bogotá D.C, Centro Nacional de Convenciones Gonzalo Jiménez de Quesada.

De la misma manera se ha venido gestionando desde nuestra Gobernación del Putumayo, comisiones semestrales que permitan llegar a las diferentes administraciones municipales del departamento, en aras de dar cumplimiento a la ley 594 de 2000” Ley General de Archivos, al Decreto 2845 de diciembre de 2012 y al Acuerdo 069 de 2010, articulo 3 numeral 2 “Desarrollar y supervisar el cumplimiento de las políticas y normas vigentes sobre el archivo a nivel departamental”.